Laporan Company Visit

LINGKUNGAN PENGENDALIAN

COCA COLA AMATIL INDONESIA

LAPORAN COMPANY AND COMPUS VISIT PROGRAM

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Laporan Company and Campus Visit Program

Tahun Akademik 2012/2013

Oleh :

Nurhalimah  10090110026

Kelas A

PROGRAM STUDI AKUTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG

BANDUNG

2013

BAB I

GAMBARAN UMUM COCA COLA AMATIL INDONESIA

1.1 Sejarah Coca Cola Amatil Indonesia

              Coca Cola didirikan pada tahun 1885 oleh John Pemberton dan kemudian dibeli oleh Asa Griggs Chandler. Saat ini Coca Cola telah dijual di lebih dari 200 negara dengan berbagai maca varian dan lini produk yang lain termasuk minuman energi.

              Coca Cola pertama kali masuk ke Indonesia pada tahun 1927 secara import dan pada tahun 1932 Coca Cola mulai diproduksi di Indonesia. Pada saat Coca Cola mulai diproduksi di Indonesia, Coca Cola hanya memiliki 25 pegawai dan tiga buah truk sebagai alat distribusi. Sejak saat itu hingga tahun 1980-an, berdiri 11 perusahaan independen di seluruh Indonesia guna memproduksi dan mendistribusikan produk-produk The Coca Cola Company. Pada awal tahun 1990-an, beberapa diantara perusahaan-perusahaan tersebut mulai bergabung menjadi satu.

Salah satu produsen dan distributor Coca Cola terbesar di dunia yang berkembang saat ini adalah Coca Cola Amatil Limited. Perusahaan ini pertama kali berinvestasi di Indonesia  manusia yang berkualitas dan handal, proses serta sistem dan teknologi yang terintegrasi perusahaan ini berkomitmen untuk menyampaikan layanannya kepada konsumen.

Melalui layanan pelanggan dengan teknologi yang terintegrasi, CCAI memastikan bahwa produktivitas sumber daya manusia yang ada dapat menjaga kemudahan akses dan waktu penyelesaian yang sesuai dengan Service Level Agreement, dan mengubahnya menjadi peluang bisnis dan menciptakan Customer Value Management.

1.2 Status Coca Cola Amatil Indonesia

            Coca Cola Amatil Indonesia merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang produksi minuman ringan bermerek Coca Cola, Fanta, Sprite, dan lainnya. Perusahaan ini merupakan perpanjangan tangan dari perusahaan asing produsen minuman kelas dunia yaitu The Coca Cola Company. Perusahaan ini merupakan salah satu produsen minuman ringan yang terbesar di Indonesia.

1.3 Struktur Organisasi Coca Cola Amatil Indonesia

           

Pimpinan tertinggi dari Coca Cola Amatil Indonesia di pegang oleh General Manager. General Manager bertugas sebagai perencana fungsi organisasi serta wakil perusahaan untuk berhubungan dengan dunia luar perusahaan, masyarakat, dan pemerintah. General Manager membawahi langsung enam manager yang memimpin masing-masing departemen ,yaitu Finance Manager, Human Resources Manager yang membawahi Public Relations Manager, General sales, Business Service manager, Technical Operation. Setiap Manager departemen membawahi seorang atau beberapa supervisor atau officer.

1.3.1 Job Descriptions

Secara garis besar wewenang dan tanggung jawab ( Job Description) masing- masing bagian adalah sebagai berikut:

Finance Manager

a) Bertanggung jawab atas penggunaan dan pengawasan dana perusahaan.

b) Mengatur sumber-sumber pembiayaan perusahaan.

c) Bertanggung jawab atas tertib administrasi yang berhubungan dengan sistem dan prosedur akuntansi.

d) Di dalam menjalankan tugsnya dibantu langsung oleh:

e) Examiner Officer, yang melakukan pemeriksaan (audit) di seluruh wilayah kerja.

f) Management Accounting Manager, yang menganalisis semua penggunaan dana yang terjadi di perusahaan.

g) Financial Account Manager, yang bertanggung jawab atas aliran kas yang terjadi di perusahaan.

h) Tax & Account Receivable Manager, yang bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan pajak dan account receivable yang terjadi kepada perusahaan.

i) Purchasing Officer, yang bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan pemesanan barang kebutuhan dari seluruh bagian perusahaan.

Human Resources Manager

a) Menentukan kebutuhan tenaga kerja, pelaksanaan mutasi atau promosi

b) karyawan, dan bertanggung jawab atas kelancaran tugas operasional.

c) Bekerjasama dengan bagian bagian lain untuk membina stabilitas kerja, tata tertib kerja, disiplin kerja, keamanan dan kenyamanan dalam lingkungan kerja.

d) Di dalam menjalankan tugasnya dibantu langsung oleh:

e) Industrial Relation Manager, yang bertanggung jawab atas segala sesuatu yang ditimbulkan akibat hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan.

f) Learning & Develovment Manager, yang bertanggung jawab atas perekrutan dan pengembangan karyawan.

g) Remuneration Manager, bertanggung jawab atas imbalan dan benefit yang diterima karyawan

General Sales Manager

Merencanakan dan menentukan strategi penjualan dan pemasaran. Mengkoordinir bagian-bagian di bawahnya atas tanggung jawab untuk ketetapan dan kebenaran laporan. Di dalam menjalankan tugasnya dibantu langsung oleh:

a) Key Account Manager, yang bertanggung jawab atas pelanggan khusus yaitu supermarket, minimarket, hotel, restoran, dan café.

b) Customer Service System Manager, yang bertanggung jawab kelancaran proses distribusi di seluruh wilayah kerja.

c) Area Marketing Manager, yang bertanggung jawab membuat program pemasaran untuk meningkatkan penjualan dan menyediakan informasi penjualan dan pemasaran perusahaan kepada pihak-pihak yang membutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan.

d) Regional Sales Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh kinerja wilayah kerjanya.

e) Traditional Food Service Manager, yang bertanggung jawab atas pelanggan khusus yaitu para pengusaha makanan yang mobile / berpindah-pindah

Business Service Manager

Bertanggung jawab terhadap jalannya arus informasi di perusahaan. Membantu seluruh kelancaranTechnical Operations & Logistic Managerinformasi yang berhubungan dengan teknologi software dan hardware di seluruh bagian. Membantu mengimplementasikan program baru yang dijalankan dari nasional. Di dalam menjalankan tugasnya dibantu langsung oleh:

a) Maintenance & Engineering Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh peralatan produksi.

b) Quality System Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh system pada proses produksi.

c) Demand Operation & Planing Manager, yang bertanggung jawab atas rencana produksi sesuai dengan permintaan.

d) Warehousing & Transportation Manager, yang bertanggung jawab atas stok di distribusi.

e) Production Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh proses produksi.

f) Quality Assurance Manager, yang bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan kualitas produksi.

g) General Technical Service Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh mesin-mesin secara umum.

Technical Operations & Logistic Manager

a) Bertanggug jawab atas penyedian barang yang cukup sesuai

b) dengan permintaan pasar menurut standar kualitas yang sudah ditentukan dengan efesiensi kerja secara optimal.

c) Bertanggung jawab atas semua masalah yang terjadi di pabrik.

d) Bertanggung jawab atas posisi keungan produksi.

e) Di dalam menjalankan tugasnya dibantu langsung oleh:

f) Maintenance & Engineering Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh peralatan produksi.

g) Quality System Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh system pada proses produksi.

h) Demand Operation & Planing Manager, yang bertanggung jawab atas rencana produksi sesuai dengan permintaan.

i) Warehousing & Transportation Manager, yang bertanggung jawab atas stok di distribusi.

j) Production Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh proses produksi.

k) Quality Assurance Manager, yang bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan kualitas produksi.

l) General Technical Service Manager, yang bertanggung jawab atas seluruh mesin-mesin secara umum.

Public Relations Officer

Public Relations Officer bertugas membantu General manager sebagai wakil perusahaan untuk berhubungan dengan dunia luar perusahaan, masyarakat, dan pemerintah, selain itu juga bertanggung jawab dalam penyelesaian pengaduan konsumen dan melakasanakan kegiatan sosial atas nama perusahaan. Membantu menyampaikan berita atau promosi kepada pihak pers baik elektronik maupun surat kabar.

1.4 Aktivitas Coca Cola Amatil Indonesia

1.4.1 Penjualan & Pemasaran

Selain bertindak sebagai produsen dan distributor, perusahaan Coca Cola Amatil Indonesia juga memasarkan dan menjual produk Coca-Cola melalui lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar di seluruh Indonesia, memastikan bahwa produk Coca Cola Amatil Indonesia selalu tersedia di mana saja, kapan saja. Saluran penjualan Coca Cola Amatil Indonesia terdiri dari Foodstores (supermarket dan mini market di seluruh Indonesia) dan General Trade (outlet tradisional). Dan dengan terbatasnya sumber daya dan kemampuan untuk melakukan pengembangan daerah tertentu, sekaligus berkomitmen untuk menciptakan peluang kerja yang luas di sektor informal, Coca-Cola Amatil Indonesia juga terdorong untuk secara serius dan berkesinambungan mengembangkan jaringan Distribusi Tak Langsung (Indirect Distribution) berbasis Usaha Kecil dan Menengah (UKM) melalui Manage Third Party (MTP) model di Indonesia. Sementara melalui saluran (Modern Immediate Consumption) MIC, Coca Cola Amatil Indonesia bekerjasama dengan berbagai hotel, restoran, dan café ternama untuk memberikan penawaran menarik kepada para konsumen.

Coca Cola Amatil Indonesia juga memiliki program untuk mendukung penjualan dan pemasaran produk-produk Coca Cola Amatil Indonesia, sekaligus untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas konsumen. Strategi pemasaran Coca-Cola mempunyai ciri khas tersendiri, yang unik dan kreatif. Berbagai program promosi diadakan sesuai dengan event dan tren yang sedang berlangsung, baik melalui promo penukaran tutup botol, hadiah kejutan, konser, pameran, maupun iklan di berbagai media. Promo Coca-Cola juga memanfaatkan momentum tertentu, seperti demam Piala EURO 2004 atau SEA GAMES 2011. Dengan memanfaatkan event berskala nasional dan internasional, Coca-Cola mencoba tampil dengan strategi pemasaran baru yang menarik masyarakat.

1.4.2 Manufaktur

Semua produk yang dijual dan didistribusikan oleh Coca-Cola Amatil Indonesia diproduksi langsung di Indonesia. Produk Coca Cola Amatil Indonesia berasal dari bahan baku pilihan berkualitas tinggi dan diproses melalui beberapa tahap: penyiapan bahan, pencampuran, pencucian, pengisian dan penutupan, pengkodean, pemeriksaan, pengemasan, dan pengangkutan.

Saat ini ada delapan pabrik pembotolan yang tersebar di seluruh Indonesia, yaitu di Cibitung-Bekasi, Medan, Padang, Lampung, Bandung, Semarang, Surabaya dan Denpasar. Semua pabrik diwajibkan untuk mematuhi dan bahkan kerap kali melampaui standarisasi internasional dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pabrik Coca Cola Amatil Indonesia juga teratur melaksanakan audit di bidang pengawasan mutu, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja.

Selama ini pabrik-pabrik Coca Cola Amatil Indonesia di Indonesia telah menerima berbagai penghargaan dari The Coca-Cola Company atas pencapaian standar yang melampaui pabrik-pabrik sejenis di dunia. Atas kebanggan ini, Coca Cola Amatil Indonesia membuka kesempatan bagi semua orang yang ingin melihat langsung proses produksi Coca Cola Amatil Indonesia yang higienis dan berkualitas.

  

1.4.3 Distribusi

Mayoritas dari produk Coca Cola Amatil Indonesia didistribusikan melalui lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar di seluruh Indonesia. Produk-produk tersebut diangkut oleh truk berukuran besar, kemudian didistribusikan ke pedagang-pedagang eceran dengan kendaraan yang lebih kecil. Apabila diparkir berderetan, truk-truk penjualan Coca Cola Amatil Indonesia akan membentuk garis sepanjang kurang lebih 17 km, membuat Coca Cola Amatil Indonesia resmi menjadi salah satu perusahaan distribusi terbesar di Indonesia. Diperkirakan lebih dari 80% produk-produk Coca Cola Amatil Indonesia dijual melalui para pengecer dan grosir, di mana 90% diantaranya berasal dari kategori pengusaha usaha kecil, dan mereka mempekerjakan kurang dari lima karyawan dengan omset penjualan per tahun kurang dari Rp. 1 milyar. Satu hal yang perlu dicatat, tim sales Coca Cola Amatil Indonesia yang sangat besar tak hanya menjual produk-produk kepada para pelanggan tetapi juga memberikan tips dalam menempatkan produk Coca-Cola. Sales supervisor Coca Cola Amatil Indonesia juga teratur mengunjungi para pelanggan, memberikan bimbingan, serta menampung masukan yang disampaikan para pelanggan.

BAB II

LINGKUNGAN PENGENDALIAN COCA COLA AMATIL INDONESIA

2.1 Analisis Lingkungan Pengendalian Coca Cola Amatil

            Produksi pertama Coca-Cola di Indonesia dimulai pada tahun 1932 di satu pabrik yang berlokasi di Jakarta. Produksi tahunan pada saat tersebut hanya sekitar 10.000 krat.

Saat itu perusahaan baru memperkerjakan 25 karyawan dan mengoperasikan tiga buah kendaraan truk distribusi. Sejak saat itu hingga tahun 1980-an, berdiri 11 perusahaan independen di seluruh Indonesia guna memproduksi dan mendistribusikan produk-produk The Coca-Cola Company. Pada awal tahun 1990-an, beberapa diantara perusahaan-perusahaan tersebut mulai bergabung menjadi satu.

Tepat pada tanggal 1 Januari 2000, sepuluh dari perusahaan-perusahaan tersebut bergabung dalam perusahaan-perusahaan yang kini dikenal sebagai Coca-Cola Amatil Indonesia (CCAI).

Saat ini, dengan jumlah karyawan sekitar 10.000 orang, jutaan krat produk Coca Cola Amatil Indonesia didistribusikan dan dijual melalui lebih dari 400.000 gerai eceran yang tersebar di seluruh Indonesia.

            Coca Cola Amatil Indonesia juga didukung oleh pengendalian intern yang cukup baik,  hal ini ditunjukkan dengan adanya kemajuan teknologi yang digunakan dalam berbagai aktivitasnya dan sistem informasi yang cukup mapan  yang mampu mendukung segala aktivitas perusahaan. Coca Cola Amatil Indonesia memiliki sistem informasi manajemen yang cukup lengkap dan terinci untuk setiap fungsi manajemennya. Sistem informasi manajemen tersebut antara lain:

1.    Sistem informasi akuntansi (accounting information system), menyediakan informasi daritransaksi keuangan.

2.       Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasiuntuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.      Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4.      Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5.      Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6.      Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7.      Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

8.      Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)

9.      Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development  information systems)

10.      Sistem informasi teknik (engineering information systems)

            Pengendalian Intern Coca Cola Amatil Indonesia dinilai baik bukan hanya karena memiliki teknologi yang unggul dan sistem informasi manajemen yang komplek saja. Hal ini juga didukung dengan adanya lingkungan pengendalian (control environment) sebagai salah satu aspek penting dalam struktur pengendalian intern suatu perusahaan. Lingkungan pengendalian Coca Cola Amatil Indonesia diindikasikan oleh adanya loyalitas dan redibilitas yang tinggi dari karyawan-karyawannya di berbagai tingkatan jabatan.

            Loyalitas dan kredibilitas ini muncul sebagai timbal balik atas pengelolaan sumber daya manusia yang dijalankan oleh Coca Cola Amatil Indonesia ini.  Perusahaan ini memiliki program pengembangan karyawan, menerapkan nilai-nilai pedoman organisasi bagi para sumber daya manusianya, dan mengutamakan keselamatan karyawan dalam segala aktivitas perusahaan.

Pengembangan SDM selalu menjadi fokus dari manajemen Coca-Cola Amatil Indonesia untuk mempersiapkan karyawan yang kompeten, dinamis, dan berdedikasi tinggi, sesuai dengan tujuan Coca Cola Amatil Indonesia  memberikan pelayanan terbaik dan memuaskan bagi pelanggan.Dengan sejarahnya yang panjang di Indonesia, Coca Cola Amatil Indonesia konsisten merekrut orang-orang muda berpotensi untuk mengisi peran penting di perusahaan dan juga tetap membuka peluang bagi  para tenaga profesional yang berpengalaman. Filosofi program pengembangan Coca Cola Amatil Indonesia menekankan "Hands on Experience" yang dikombinasikan dengan coaching dan mentoring secara terus menerus serta program pelatihan di dalam kelas.Coca Cola Amatil Indonesia percaya bahwa pengelolaan yang baik atas kompetensi akan mendukung performa bisnis secara keseluruhan. Untuk itu, kompetensi menjadi jangkar dari proses pengembangan setiap karyawan Coca Cola Amatil Indonesia,  untuk memastikan mereka memiliki pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang tepat sesuai dengan yang diperlukan, tidak hanya untuk mengerjakan pekerjaannya saat ini, namun untuk  menghadapi kesempatan karir berikutnya.

            CCAI menerapkan nilai-nilai pedoman organisasi yang mengutamakan kenyamanan dan  pengembangan karyawan demi terlaksananya strategi perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Nilai-nilai tersebut meliputi:

1.      People (Orang); Mengembangkan Orang, mengakui kinerja dan menikmati apa yang kita lakukan.

2.      Passion (Semangat); Semangat untuk bertindak dan mengambil tanggung jawab.

3.      Customer (Pelanggan); Memenangkan pelanggan  kita dari kita sendiri.

4.      Innovation (Inovasi); Selalu meneumkan cara yang terbaik.

5.      Excellence (Keunggulan); Melakukan pekerjaan yang ebsar setiap waktu.

6.      Citizenship (Kewarganegaraan); Melakukan hal yang tepat untuk perusahaan, masyarakat, dan satu sama lain.

Melalui nilai-nilai pedoman organisasi yang dijadikan standar pemeliharaan perilaku pegawai tersebut, CCAI mampu menghidupkan nilainya di mata konsumen.

            Keselamatan dan kesehatan karyawan dalam bekerja Occupational Health & Safety (OHS) bernilai sama penting dengan bisnis CCAI lainnya. Setiap individu diharapkan untuk memberi kontribusi dalam menciptakan lingkungan kerja yang aman, serta menerapkan perilaku yang mengutamakan keselamatan. CCAI berusaha untuk selalu meningkatkan komitmen dan performa OHS dalam menaati Undang-Undang dan standar OHS Coca-Cola Amatil. Budaya OHS Diterapkan Melalui 7 Pilar: National OHS Manual and Guideline, “Aktif Berbagi” (ABg), 5 Golden Rules, Near misses and Hazards Reporting System, Defensive Driving and Riding, OHS Training, OHS Management System and Compliance Audit.

            Melalui ketiga melalui ketiga proses pengendalian sumber daya manusia di dalam perusahaannya tersebut, CCAI membangun lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan-karyawannya sehingga mampu membentuk lingkungan pengendalian perusahaan yang mampu menjamin elemen struktur pengendalian intern lainnya seperti pengendalian akuntansi dan prosedur pengendalian dapat berjalan dengan semestinya. Sehingga dengan kondisi tersebut, CCAI akan memiliki pengendalian intern yang kokoh yang mampu menjamin bahwa strategi-strategi bisnis perusahaan dijalankan dengan semestinya dan pada akhirnya mencapai tujuan bisnis perusahaan.

2.2 Kelemahan Lingkungan Pengendalian Coca Cola Amatil Indonesia

            Coca Cola Amatil Indonesia jika dilihat dari sisi lingkungan pengendaliannya hampir tidak mempunyai kelemahan. Perusahaan memiliki kebijakan-kebijakan pengendalian intern yang sangat lengkap, detail, terinci, dan dijalankan dengan baik oleh setiap komponen yang terlibat di dalamnya. Akan tetapi CCAI masih memiliki satu kekurangan yang dapat menjadi kelemahan perusahaan jika dibiarkan berkelanjutan. Kekurangan tersebut adalah tidak tampaknya partisipasi eksternal yang turut memperkuat lingkungan pengendalian perusahaan. Pembangunan lingkungan pengendalian CCAI hanya diutamakan dari internal perusahaan. Padahal, pengendalian intern perusahaan juga harus didkung oleh partisipasi eksternal yang aktif.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

            Pengendalian Intern Coca Cola Amatil Indonesia dinilai baik bukan hanya karena memiliki teknologi yang unggul dan sistem informasi manajemen yang komplek saja. Hal ini juga didukung dengan adanya lingkungan pengendalian (control environment) sebagai salah satu aspek penting dalam struktur pengendalian intern suatu perusahaan. Lingkungan pengendalian Coca Cola Amatil Indonesia diindikasikan oleh adanya loyalitas dan redibilitas yang tinggi dari karyawan-karyawannya di berbagai tingkatan jabatan.

            Loyalitas dan kredibilitas ini muncul sebagai timbal balik atas pengelolaan sumber daya manusia yang dijalankan oleh Coca Cola Amatil Indonesia ini.  Perusahaan ini memiliki program pengembangan karyawan, menerapkan nilai-nilai pedoman organisasi bagi para sumber daya manusianya, dan mengutamakan keselamatan karyawan dalam segala aktivitas perusahaan.

            Akan tetapi lingkungan pengendalian CCAI masih memiliki satu kekurangan yaitu tidak tampaknya partisipasi eksternal yang turut memperkuat lingkungan pengendalian perusahaan.

3.2 Saran

            Secara keseluruhan CCAI telah memiliki lingkungan pengendalian yang baik yang mampu membangun pengendalian intern yang handal yang mampu menjamin pelaksanaan strategi-strategi bisnis perusahaan dengan baik sehingga tujuan bisnis perusahaan dapat tercapai. Lingkungan pengendalian CCAI ini akan menjadi lebih handal jika disertai dengan partisipasi aktif pihak eksternal perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim 1. “Coca Cola Amatil Indonesia”. http://coca-colaamatil.co.id/

Nugroho, Ramadani. 2013. “Laporan Kunjungan di Coca Cola Amatil”. http://ramadaninugroho.blogspot.com/2013/05/laporan-kunjungan-di-coca-cola-amatil.html

Anonim 2. 2011. “Laporan Company Visit Coca Cola Amatil Indonesia”. http://tugaspom.wordpress.com/2011/12/08/laporan-company-visit-coca-cola-amatil-indonesia/

Anonim 3. 2013. “Pengendalian Intern”. http://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern‎

Anonim 4. 2013. “Pertimbangan Komponen-komponen Pengendalian Intern”. http://feelinbali.blogspot.com/2013/04/pertimbangan-komponen-komponen.html